Endlich raus aus der KI-Pilotitis!

Wir bei diffferent fragen in Unternehmen gerne „Wie organisiert ihr Eure KI Transformation Journey? Welche Rollen sind für was verantwortlich?“. Die Vielfalt der Antworten ist sehr groß. Bei einigen Unternehmen sind die zentralen Aufgaben der KI Transformation klar auf verschiedene Rollen aufgeteilt. Andere Organisationen scheinen noch auf der Suche nach einem funktionsfähigen organisationalen Set-Up zu sein.

Auf Basis vieler Unternehmensbeispiele und eigener Erfahrungen entwerfen wir in diesem Beitrag eine idealtypische Blaupause für die Rollen und Verantwortlichkeiten in der KI-Journey. Vermutlich sieht die spezifische Lösung in jeder Organisation etwas anders aus. Doch vielleicht hilft diese Skizze dem einen oder anderen Unternehmen auf dem Weg zu einem passenden Set-Up.

Was muss das organisationale Set-Up für die KI Transformation leisten?

Erstens sollte es strategische Klarheit und Governance schaffen können: Wofür setzen wir KI ein? Für Effizienz? Für neue Qualitäten unserer Leistungen? Oder um gänzlich neue Angebote für unsere Kund:innen an den Markt zu bringen?
Innerhalb welcher Leitplanken nutzen wir KI? Etwa mit Blick auf den EU AI Act und interne Richtlinien?
Ohne diesen Rahmen können Führungskräfte kaum entscheiden, welche Initiativen wirklich Priorität haben.

Zweitens braucht es eine durchgängige Use-Case-Pipeline: Ideen müssen ihren Weg finden von „erste Skizze“ über Experimente bis in den stabilen Betrieb. Dazu gehören klare Kriterien für Business Value, Datenlage und Risiko – und ein gemeinsamer Prozess, der verhindert, dass Piloten in der Schublade verschwinden.

Drittens muss das Datenfundament stimmen. KI entfaltet ihren Wert nur, wenn sie auf eine passende und gepflegte Datenbasis zugreifen kann. Dafür müssen die Daten auch außerhalb der Fachbereiche, die die jeweiligen Datenpools pflegen, unternehmensweit für KI-Anwendungen verfügbar sein. Dies gilt es zu realisieren.

Und viertens: Mitarbeitende verstehen und nutzen KI. Es braucht transparente Kommunikation, praxisnahe Lernangebote und Formate, in denen Mitarbeitende auch ihre Bedenken einbringen können.

Nach unserer Erfahrung hat sich folgendes Set-Up in Unternehmen bewährt, um die KI- Journey wirksam voranzubringen:

Baustein 1: Praxisnahe strategische Steuerung & Governance durch dauerhafte Top-Management-Attention

Es ist sinnvoll, dass das Top-Management die KI-Strategie steuert und klare Ziele, Prioritäten und Regeln der KI-Governance definiert. Doch in vielen Unternehmen ist die KI-Strategie zu unkonkret und zu weit weg vom operativen Geschäft – und wird als einmaliges Projekt verstanden. Ein wirksames Set-Up macht die Weiterentwicklung der KI-Strategie zur Daueraufgabe für das Top-Management. Es bleibt idealerweise eng im Austausch mit einem zentralen KI-Kompetenzcenter sowie den Führungskräften der Geschäftsbereiche und justiert Ziele, Prioritäten und Leitplanken laufend nach

Baustein 2: Use-Case-Pipeline im Zusammenspiel von zentralem KI-Kompetenzcenter und dezentralen KI-Produktteams

Ein zentrales KI-Kompetenzcenter (AI Hub) stellt Methoden, Plattformen und Standards bereit und koordiniert die Use-Case-Pipeline – von der ersten Idee über Prototypen bis in den Betrieb. Es berät die Fachbereiche bei der Umsetzung ihrer Use Cases, übernimmt aber keine Umsetzungsverantwortung, um nicht zum Flaschenhals zu werden. In den Geschäftsbereichen verantworten KI-Produktteams konkrete Use Cases End-to-End. Die mittlere Führungsebene spielt dabei eine Schlüsselrolle: Sie sorgt dafür, dass relevante Use Cases in ihrem Verantwortungsbereich umgesetzt werden – und verankert KI-Nutzung in der operativen Führung von Teams und Mitarbeitenden.

Baustein 3: Den Daten-Überblick schafft der/die Owner:in eines unternehmensweiten Datenkatalogs

Eine zentrale Rolle im KI Kompetenzcenter (oder an anderer Stelle) sorgt dafür, dass Daten über Bereiche hinweg nutzbar werden. Dafür baut diese Rolle einen zentralen Datenkatalog auf, der über die gesamte Organisation hinweg sichtbar macht, welche Daten in welcher Form für die Nutzung von KI-Anwendungen zur Verfügung stehen. Dieser Katalog gibt den Fachabteilungen, die KI Use Cases umsetzen, einen schnellen Überblick, auf welche Daten sie wie zugreifen können. Dabei liegt die Pflege der Daten weiterhin dezentral bei den Fachabteilungen.

Baustein 4: Mitarbeitende mitnehmen und neue Kompetenzen aufbauen – eine Aufgabe für KI-Kompetenzcenter, Teamleitungen und KI Guides

Damit Mitarbeitende KI wirklich annehmen und nutzen, braucht es überzeugende Kommunikation, wirksame Lernangebote und Vorbilder im Alltag. Das zentrale KI-Kompetenzcenter übernimmt neben dem KI-Lern-Curriculum häufig auch die interne Change Kommunikation und erklärt, wozu KI im Unternehmen eingesetzt wird und welche Chancen sich für Teams und Rollen ergeben. Die untere Führungsebene (aka Teamleads), verankert diese Botschaften im Arbeitsalltag, geht mit ihren Mitarbeiter:innen dazu in den Dialog und macht KI-Nutzung zur Normalität. Ergänzend setzen viele Unternehmen auf KI-Guides: besonders versierte Mitarbeitende, die in die Entwicklung und Implementierung von Use Cases eingebunden sind und Kolleg:innen bei ihren ersten Schritten mit KI-Anwendungen unterstützen. Als Community vernetzt, stärken die KI-Guides sich gegenseitig und beschleunigen das organisationale Lernen.

Mit diesen vier Bausteinen wird die „KI Journey“ vom losen Experimentieren zu einer strukturierten Transformationsreise – mit klaren Rollen, Formaten und einem organisationalen Set-Up, das KI wirklich tragen kann.